8 نکته برای اتاق کنفرانس که باید به آن توجه کنید

اتاق کنفرانس می تواند بر روی مشتریان تاثیر زیادی بگذارد و به افراد برای خلق ایده های جدید و بدیع کمک کند و یک اتاق کنفرانس عبوس میتواند باعث گیجی افراد و افزایش حس محافظه کاری در آنها شود.

اگر مایل هستید که مشتریان شما در جلسه ی بعدی احساسات مثبتی را از شرکت شما به خاطر بیاورند؟ ما به شما کمک می کنیم تا با در نظر گرفتن 8 مورد به اتاق کنفرانس ایده آل دست یابید.

نیاز مشتری خود را در نظر بگیرید

البته قطعا شما می خواهید مشتریان تا حد امکان راحت باشند و تا جایی که ممکن است، آنها آزادی عمل داشته باشند، به همین خاطر باید به فضای راه رفتن در اطراف فکر کنید اما هم زمان شما باید اتاق کنفرانس را به قدری کوچک بسازید که افراد احساس حضور در یک فضای امن را داشته باشند.

انتخاب میز کنفرانس

شما می توانید سبک های چیدمان مختلفی را انتخاب کنید. به عنوان مثال، سبک U به همه اجازه می دهد که به میکروفن دسترسی داشته باشند، در حالی که سبک کلاس درس می تواند افراد بیشتری را در خود جای دهد. قبل از تصمیم گیری در طرح نهایی مطمئن شوید که جوانب مثبت و منفی هر سبک را بررسی کرده اید.

انتخاب اتاق مناسب

در حالت ایده آل، اتاق باید در جایی باشد که حواس پرتی به حداقل برسد. به عنوان مثال، یک فضای نزدیک دفتر مدیرعامل عالی خواهد بود، اما فضای نزدیک لابی اصلی یا مواجهه با یک سایت ساخت و ساز به هیچ وجه مناسب نیست.

نورپردازی

خوب است که کمی از نور طبیعی استفاده کنیم. فقط اطمینان حاصل کنید که پنجره ها با پرده پوشیده شده اند، حواستان به نور خیره کننده ی غروب باشد – به ویژه اگر جلسه در اواسط بعد از ظهر باشد. راه های دیگری برای کار روشنایی عبارتند از:

  • اجتناب از نور خیلی زیاد یا سربار کردن نور کم.
  • از لامپهایی که گرما بیش از حد ندارند استفاده کنید.
  • رنگ های دیوار را روشن کنید
  • اگر جلسه بزرگ باشد، از یک دیود نور آلی استفاده کنید.

 

انتخاب پرده نمایش مناسب

پرده نمایش نقطه کانونی اتاق جلسه است، بنابراین با دقت آن را انتخاب کنید. پرده نمایش باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه ی مطالب برای افراد حاضر در اتاق کنفرانس قابل دیدن باشد. همچنین باید آن را در فاصله ای مناسب از مخاطبان خود قرار دهید.

به غیر از اندازه پرده نمایش و فاصله، نوع پرده نمایش مناسب را نیز در نظر بگیرید. فکر کنید که آیا پرده نمایش روی یک دیوار، سقف یا سه پایه نصب می شود، و چه پرده ای با رنگ و طرز ارائه شما بهترخواهد بود. فراموش نکنید که لوازم جانبی مانند کابل، کنترل از راه دور و بلندگوها را در نظر بگیرید.

ارائه ی امکانات

برای راحتی مهمان می توانید مینی کابینتی در میزکنفرانس تعبیه کنید تا میهمانتان متعلقات خود را در آن جای دهد و همچنین وسایل مورد نیاز جلسه در آن قرار گیرد.

در طراحی با ثبات باشید

طراحی اتاق کنفرانس باید متناسب با موضوع کار شرکت باشد، خلاقیت خوب است، اما اصالت حتی بهتر است.

قبل شروع جلسه همه ی امکانات را چک کنید

قبل از شروع جلسه همه ی امکانات را چک کنید تا از درست کار کردن آنها مطمئن شوید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *